Teletrabajo: Consejos para colaboradores y líderes
La situación de cuarentena planteada por el COVID-19 ha exigido a muchos profesionales continuar con sus labores a distancia, mediadas por las facilidades que ofrece la tecnología digital, pero ancladas en un entorno físico como el hogar, con la complejidad que esto implica. ¿Cómo conciliar ambos mundos para que los dos tipos de tareas puedan ser realizadas de la mejor manera posible?
Naisa Gormaz, psicóloga de la P. Universidad Católica de Chile y Master of Arts en Psicología Organizacional de la Universidad de Columbia, entrega algunos consejos prácticos que pueden ayudar a los colaboradores a organizarse mejor en tiempos de trabajo remoto.
En primer lugar, hay que tener presente que estamos en un contexto que ha implicado cambios disruptivos en nuestra forma de vivir, donde el trabajo remoto se ha impuesto de un modo un tanto forzoso, sin contar con un periodo planificado de transición. Según David Kessler -experto en el tema de la aflicción y duelo-, todos estamos enfrentando diversas ‘pérdidas y duelos’, por ejemplo, que el mundo no va a ser el mismo, la pérdida de normalidad, de conexión con otros, el temor de lo que depara el futuro, a nivel de empleo y económico, etc. Podemos negar o ‘enojarnos’ con esta situación, pero es en la aceptación donde reside nuestro poder, pues nos permite enfocar nuestra atención en lo que podemos hacer ahora. Si bien la ansiedad respecto al futuro estará presente, la invitación es a tratar de ‘volver al presente’ y enfocarse menos en lo que no podemos controlar. Las siguientes recomendaciones se enmarcan en esa línea.
Rutina
Mantener en lo posible una rutina diaria usual, donde se establezcan límites claros entre horas laborales y no laborales. Acordar a nivel familiar cómo se estructurarán los días y cuándo los miembros de la familia estarán disponibles, cuándo estarán trabajando o no podrán ser interrumpidos. Es ideal destinar 5 a 10 minutos en la mañana para crear una agenda diaria de todos los que están en la casa y ponerla en un lugar donde todos la puedan ver.
Objetivos
Tratar de definir objetivos de trabajo y plazos de desarrollo (diario, semanal y mensual), y precisar para cada día ‘hitos de avance’, que ayuden a hacer un seguimiento adecuado de las tareas.
Espacio de Trabajo
Trata de definir, si es posible, un espacio dedicado al trabajo y evitar trabajar en el dormitorio (para generar un límite entre lo laboral y lo doméstico. Si no es posible, tratar de separar los espacios). Intentar comer y tomar descansos en un lugar diferente. Es relevante tratar de hacer una pausa real para almorzar y ojalá poder exponerse al sol directamente por al menos 15 minutos cada día (para regular el ritmo circadiano).
Hacer pausas
Cuando se sientan síntomas de fatiga o falta de concentración, se recomienda hacer una pausa (por ejemplo, estirarse o caminar por 5 minutos) de modo de renovar la capacidad de concentración.
Conectarse a un nivel humano
Dado que somos seres sociales, es doblemente necesario destinar tiempo para conectarse a un nivel ‘humano’ con los colegas, por ejemplo, con cafés breves usando herramientas como Webex, WhatsApp o Teams.
Gestión de equipos a distancia
Pensando en los líderes, quienes coordinan organizaciones o equipos de trabajo, ¿qué consideraciones son necesarias de tener en cuenta para seguir operando como un equipo de alto rendimiento en las condiciones actuales?. La psicóloga Naisa Gormaz entrega también una serie de recomendaciones en esta línea.
Dar un espacio al inicio de las reuniones para que las personas puedan ‘descomprimirse’, comentando cómo se han sentido, cómo están manejado la situación, qué ha sido más complejo y tratar si es posible de atender esas preocupaciones de algún modo. Es crucial tratar de aumentar el nivel de cohesión de los equipos y que se propicien dinámicas de apoyo mutuo y colaboración. Es importante tener presente que es necesario ser más compasivos y pacientes y que a veces las personas pueden enojarse o tener reacciones inadecuadas que pueden ser influidas por el estrés de la esta situación de encierro y desconexión.
Reuniones: aplican en este caso las mismas reglas que reuniones presenciales efectivas. Por ejemplo, tener una agenda previa de los temas a tratar y cuáles son los resultados que se esperan, designar a un facilitador de la reunión -que maneje la reunión y fomente la participación de todos los asistentes y oriente la atención de todos al tema que se está tratando-, y alguien que tome notas de los temas y acuerdos, con responsables y plazos definidos para cada acción. Esta minuta debería estar disponible para todos tras la reunión. Una recomendación adicional es acordar que todos estarán presentes en la reunión con sus cámaras prendidas y evitando hacer otras tareas paralelamente.
Esto también implica que los líderes destinen tiempo en forma recurrente (mucho más frecuente que en formato presencial) para tener reuniones de seguimiento con todo su equipo y a nivel individual con cada miembro. Para ello es útil usar sistemas que permitan manejar múltiples tareas, personas y plazos (por ejemplo, Cartas Gantt o programas de seguimiento de proyectos como Trello).
Es esencial que los líderes definan con claridad en forma frecuente cuáles son las prioridades del equipo -cuya cantidad debe ser acotada, pues si todo es importante nada es importante- y quién es responsable de qué, cuáles son los ‘entregables’ esperados y los plazos. Actualizar las prioridades si es que han cambiado.
Establecer ‘reglas de equipo’ sobre cómo se va a trabajar a distancia: por ejemplo, cómo se tomarán las decisiones, en qué horarios se pueden agendar reuniones y enviar mensajes, que las reuniones comiencen puntualmente, que todos deben participar en ellas, en qué horarios se enviarán mails y se harán reuniones, etc.
Siempre tratar de ‘sobre-comunicar’, dando más detalles que lo usual, dado que se trabajará mucho con medios de comunicación escrita, donde no se cuenta con las claves visuales para entender el significado.
Es muy significativo establecer políticas de trabajo a distancia que sean claras y conocidas por todos los miembros del equipo, cuándo y cómo aplican, y dar espacio para reformularlas si es necesario.
Es necesario considerar que la forma de medir cómo se hace el trabajo debe ser cuantificada de un modo específico y medible, ya no se puede evaluar por ‘tiempo en la oficina’ o estar ‘siempre disponible’, sino más bien por cumplimiento de objetivos. Recordando que muchos de los colaboradores no solo tienen que atender las responsabilidades laborales, sino que también múltiples responsabilidades de tipo familiar y doméstico, cuya carga se ha vuelto mayor.